Terug naar het overzicht

AVG wetgeving

De General Data Protection Regulation (GDPR) is Europa breed geldende wetgeving, waardoor in Nederland de Wet Bescherming Persoons gegevens is vervangen door de Algemene verordening gegevensbescherming.

Vanaf 25 mei 2018 gaat de Europese Unie actief controleren op de wetgeving, die al vanaf 27 april vorig jaar is ingevoerd. Hieronder vindt je het antwoord op de vragen op welke manier Het Nieuwbouw Platform omgaat met de bescherming van persoonsgegevens en de AVG.

Data verwerking richting consument

De AVG is een uitgebreide wetgeving, maar er zijn slechts 4 hoofddoelen:
1. Organisaties mogen zonder gegronde reden geen persoonsgebonden data opslaan
2. Organisaties mogen zonder expliciete toestemming de gegevens niet gebruiken
3. Individuen zijn en blijven eigenaar van hun eigen data
4. Persoonsgebonden data mag niet onbeveiligd opgeslagen en/of verstuurd worden

Het Nieuwbouw Platform verwerkt veel gegevens van haar leden en verplicht zichzelf om voor 25 mei 2018 te voldoen aan de wetgeving. Dit klinkt goed, maar wat houdt dat nu in de praktijk in? En moeten leden zelf iets doen om te voldoen aan de wetgeving?

1. Organisaties mogen zonder gegronde reden geen persoonsgebonden data opslaan
Het Nieuwbouw Platform opereert als content management systeem en met de daarbij achterliggende database als de gegevensverwerker voor zowel objecten als consumenten. Omdat Het Nieuwbouw Platform deze informatie voor vele websites en projectewebsites beheert, is het noodzakelijk dat een consument weet wat er met zijn of haar persoonsgegevens, na het invullen van een interesseformulier, gebeurt. De huidige privacyverklaring zal worden uitgebreid met de motivatie waarom persoonsgebonden data wordt opgeslagen en er zal in worden opgenomen hoe personen hun data kunnen laten verwijderen.

2. Organisaties mogen zonder expliciete toestemming de gegevens niet gebruiken
Middels een webservice staat projectinformatie verbonden met consumentenwebsites. Hierin wordt de motivatie om persoonsgegevens te verwerken toegevoegd. Op een Woont website zal onder het interesseformulier een opt-in toegevoegd worden met de volgende strekking:

Het Nieuwbouw Platform zorgt namens…….. Woont dat deze gegevens terecht komen bij de aanbieder van deze woning(en). Middels deze privacyverklaring (link) gaat u daarmee akkoord. Het Nieuwbouw Platform faciliteert het aanbod en de interesse tussen aanbieder en geinteresseerde.”

Deze opt-in zal ook gelogd worden met daarbij de op dat moment geldende versie van de privacyverklaring.

3. Individuen zijn en blijven eigenaar van hun eigen data
Individuen zijn en blijven eigenaar van hun eigen data. Hierdoor kan een consument ook vragen om zijn of haar persoonlijke data te verwijderen. Binnen Het Nieuwbouw Platform zal een procedure worden opgesteld die in werking treedt als iemand hierom vraagt. Hiervoor zullen onze leden en hun CRM sytemen ook procedures moeten opstellen. Het Nieuwbouw Platform verwijdert op dit moment alle ingevulde
interesseformulieren die ouder zijn dan 2 jaar. We zien in de toekomst af van het volledig verwijderen van de interesseformulieren, we verwijderen dan nog enkel de persoonsgegevens.

4. Persoonsgebonden data mag niet onbeveiligd opgeslagen en/of verstuurd worden
Dit betekent dat veel van onze diensten binnen het systeem zullen worden aangeboden. Het content management systeem van Het Nieuwbouw Platform is enkel toegankelijk voor gebruikers met een persoonlijke inlog en een sms verificatiecode.

Persoonsgebonden data en ingevulde interesseformulieren zullen vanaf 25 mei niet meer via mail ontvangen worden kunnen door onze leden (of door mailadressen die zijn ingevuld bij stap 2c in het systeem). In de toekomst kunnen deze interesseresultaten enkel nog gedownload worden door gebruikers van Het Nieuwbouw Platform. Gebruikers van Het Nieuwbouw Platform ontvangen een token dat toegang geeft tot de gegevens binnen de beveiligde omgeving van Het Nieuwbouw Platform.

Data verwerking samenwerkingspartners en procedures

Het Nieuwbouw Platform is bij de meeste bedrijven niet de enige partij die de data verwerkt. Ook CRM systemen verwerken vaak een deel van de data. Reden voor leden om een verwerkersovereenkomst af te sluiten met de partijen waarmee we samenwerken.

Een aantal andere zaken die je als bedrijf op orde moet hebben:
1. Verwerkersovereenkomst met gegevens verwerkers
2. Procedures om persoonsgegevens binnen en buiten de eigen organisatie te vernietigen
3. Procedure bij datalek
4. Aanstellen data offficer per bedrijf

1. Verwerkersovereenkomst met gegevens verwerkers
Het Nieuwbouw Platform zal alle leden vragen om een verwerkersovereenkomst te ondertekenen, om zo het huidige gebruik van Het Nieuwbouw Platform te continueren. Het Nieuwbouw Platform zal ook een verwerkersovereenkomst aangaan met de verschillende doorleveringen. Leden zijn zelf verantwoordelijk om een verwerkersovereenkomst te sluiten met zijn of haar CRM systeem(en). Onderdeel van de verwerkersovereenkomst is de privacyverklaring. De verwerkersovereenkomst van Het Nieuwbouw Platform ontvangt je binnenkort.

2. Procedures om persoonsgegevens binnen en buiten de eigen organisatie te vernietigen
Als een persoon aangeeft dat zijn gegevens verwijderd dienen te worden, moet daar middels een procedure gehoor aan gegeven worden. Omdat Het Nieuwbouw Platform ook persoonsgegevens met derden uitwisselt zal in deze procedure ook opgenomen worden hoe we van derden verlangen om de data te verwijderen. De procedure wordt intern bij Het Nieuwbouw Platform opgenomen en is opvraagbaar vanaf 25 mei.

3. Procedure bij datalek
De procedure bij een datalek wordt intern bij Het Nieuwbouw Platform opgenomen en is opvraagbaar vanaf 25 mei.

4. Aanstellen data offficer per bedrijf
Elke onderneming die persoonsgegevens behandelt is verplicht om een “data-officer” aan te stellen. Deze data-officer is binnen de organisatie verantwoordelijk voor alle procedures, bereikbaarheid en navolging daarvan. Bij een controle wordt ook gevraagd wie de data-officer van het bedrijf is.

Mochten er vragen zijn neem dan contact op met Daan van den Brand via het algemene nummer van Het Nieuwbouw Platform (070 30 04 370) of zijn mobiel (06 150 843 88).

Suzanne Gemmink
Deel dit artikel: